Setiap hari, distributor yang khas mengirim ratusan produk kepada pelanggannya. Untuk setiap pengiriman, salinan salinan tanda terima diberikan satu tersisa dengan pelanggan, sedangkan yang kedua, salinan “bukti pengiriman“, ditandatangani oleh penerima dan disimpan oleh pengemudi. Lalu bagaimana cara pembayaran lebih cepat untuk distributor bukti pengiriman dokumen ?
Apa Itu Penipuan Perusahaan dan Bagaimana Anda Menghentikannya? (Bagian 2 Dari 2) Dalam artikel pertama dari seri ini, saya mendefinisikan penipuan, membahas bagaimana hal itu dapat terjadi di perusahaan, dan memberikan beberapa contoh nyata tentang kapan dan bagaimana hal itu terjadi di dunia perusahaan. (Untuk membaca artikel pertama, kunjungi inlogik.com/12530+0+free-articles.htm.) Dalam artikel ini - artikel kedua, kita turun ke mur dan baut; bagaimana Anda meminimalkan penipuan di perusahaan ANDA?
Ada dua langkah utama yang diperlukan untuk menghentikan penipuan di perusahaan Anda: Langkah 1 - identifikasi risiko penipuan Anda; Langkah 2 - terapkan kontrol perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan untuk meminimalkan risiko tersebut.
LANGKAH 1 - Identifikasi Risiko Fraud Anda
Apakah perusahaan Anda rentan terhadap hal-hal berikut?
- Variasi antara laporan hardcopy dan komputerisasi;
- Keberangkatan dan pengembalian tiket pesawat pada tanggal yang berbeda tetapi tanpa biaya hotel yang sesuai;
- Makanan pada akhir pekan atau di lokasi non-kerja;
- Deskripsi yang buruk dan dokumentasi yang tidak lengkap seperti boarding pass, itinerary, atau penerimaan yang hilang;
- Tanggal tidak berurutan;
- Tanda terima lama;
- Penjelasan yang buruk atau tidak konsisten terhadap pertanyaan terkait klaim. Tanggapan umum adalah "beraninya kau menanyaiku?" ;
- Salinan;
- Perubahan tanda terima;
- Pernyataan kartu kredit atau hasil cetak, bukan tanda terima;
- Tiket pesawat:
o Karyawan telah diketahui membayar tiket penerbangan menggunakan poin frequent flyer dan kemudian mengklaim biaya tiket sebagai biaya dari perusahaan. Ini dapat dianggap sebagai aktivitas penipuan;
o Ada banyak mekanisme yang digunakan untuk menipu suatu organisasi melalui penggunaan tiket pesawat. Organisasi harus rajin ketika berurusan dengan pertukaran tiket pesawat, pengembalian uang, pengembalian uang sebagian dan kemungkinan penerbangan yang diklaim tidak diambil (bukti sewa mobil, parkir di bandara rumah, makan atau biaya lain di tempat tujuan tidak ada). - Duplikasi yang harus diperhatikan: o Ini mungkin bukan jumlah yang identik seperti dalam kasus tagihan hotel sebagian; o Tagihan yang sudah lunas di tagihan telepon seluler; o Biaya yang sama dapat dilaporkan dua kali dalam satu periode atau dalam dua periode atau lebih dengan deskripsi dan pengkodean yang berbeda. - Mengklaim barang-barang pribadi juga bisa menjadi sumber penipuan terhadap perusahaan. Ini dapat termasuk: o Perjalanan untuk anggota keluarga; o Pembelian eceran atau pribadi; o Kunjungan ditambahkan ke perjalanan bisnis; o Hari ekstra di hotel, rental mobil dll .; o Toko hadiah, pijat, dll. dapat dimasukkan dalam tagihan hotel; o Perjalanan yang tidak resmi. - Organisasi juga harus rajin dalam mengidentifikasi biaya yang diklaim yang tidak terjadi. Ini sangat relevan ketika terkait dengan klaim biaya makan dan biaya makan sehari-hari; - Inkonsistensi seperti taksi dan klaim sewa mobil untuk bagian yang sama dari perjalanan atau perhitungan jarak tempuh yang jelas meningkat; - Overstatements mungkin atau mungkin tidak disengaja, namun mereka termasuk kesalahan ketik ($ 34,95 dilaporkan sebagai $ 3,495) dan salah konversi nilai tukar. Ada banyak kegiatan lain yang kurang jelas yang gagal mematuhi kebijakan legislatif dan / atau perusahaan. Contoh kegagalan ini termasuk pengkodean yang tidak tepat, seperti: tagihan hotel yang termasuk makanan, telepon, dll., Yang dilaporkan sebagai penginapan; sewa mobil yang mungkin tidak termasuk dalam kelas resmi perusahaan; dan penggunaan vendor terlarang. LANGKAH 2 - Menerapkan Kontrol Software Manajemen Biaya Perusahaan Untuk meminimalkan risiko penipuan di perusahaan Anda, kontrol perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan Anda harus dirancang untuk menyediakan dan mendukung 5 W (Siapa, Apa, Di mana, Kapan, dan Mengapa).
Mereka harus memastikan bahwa semua pengeluaran yang wajar dan sah yang dikeluarkan agar anggota staf untuk melaksanakan tanggung jawab pekerjaan mereka dibayar dengan kartu kredit perusahaan dan didokumentasikan dengan tanda terima asli, sah, tidak berubah, dan mereka harus dilaksanakan di seluruh organisasi, di semua level dan di semua fungsi. Dalam praktiknya, proses, kontrol, dan prosedur perangkat lunak pengelolaan biaya perusahaan ini sangat luas. Mereka berhubungan dengan item seperti persetujuan, otorisasi, verifikasi, rekonsiliasi, pemisahan tugas, tinjauan kinerja operasi, investigasi latar belakang, dan keamanan fisik.
Mereka perlu ditanamkan dalam proses manajemen dan pemantauan harian Anda, dan mereka juga perlu memanfaatkan teknologi informasi yang tersedia. Segregasi Tugas sebagai Kontrol Manajemen Biaya Perusahaan Mengingat sifat hutang dan fungsi terkait, pemisahan tugas merupakan pertimbangan yang krusial. Berikut ini adalah sebagian daftar tugas terkait dengan hutang dan bagaimana mereka harus dipisahkan. 1) Orang yang bertanggung jawab untuk rekonsiliasi bank tidak boleh: • Menangani pelaporan properti yang tidak diklaim • Jadilah tanda tangan di rekening bank 2) Orang yang menandai tanda tangan tidak boleh: • Otorisasi faktur untuk pembayaran pada akun yang juga merupakan tanda tangan • Memiliki akses siap ke stok cek. 3) Seseorang yang bertanggung jawab atas persediaan cek seharusnya tidak: • Jadilah tanda tangan resmi • Menangani rekonsiliasi bank 4) Orang yang bertanggung jawab atas file master vendor tidak boleh: • Jadilah tanda tangan resmi • Mampu menyetujui faktur untuk pembayaran • Menangani properti yang tidak diklaim 5) Individu yang bertanggung jawab atas fungsi hutang tidak seharusnya bertanggung jawab atas piutang. Kontrol Manajemen Biaya Perusahaan Lainnya Beberapa kontrol manajemen biaya perusahaan lain yang membantu dalam memerangi penipuan termasuk: • Membutuhkan pembelian bisnis dilakukan pada kartu kredit perusahaan • Memantau transaksi pada kartu kredit perusahaan • Pembayaran langsung kartu kredit perusahaan • Pra-populasi data kartu kredit perusahaan dalam persiapan laporan pengeluaran • Sistem persetujuan yang baik untuk mencegah penggantian uang yang tidak sah • Tinjauan menyeluruh atas pengeluaran individu selama periode waktu tertentu • Implementasi lingkungan Pasca Pengadaan (secara historis kami telah bekerja di lingkungan pra-pengadaan (Permintaan Pembelian, Pesanan, Kwitansi, Pengiriman Uang, Pencocokan 3 Jalan, Jurnal, dll.) Yang dapat menyebabkan setidaknya 20% dari transaksi disengketakan. ) Perangkat Lunak Manajemen Pengeluaran Perusahaan Perangkat lunak manajemen biaya perusahaan mengotomatiskan pengelolaan klaim biaya, secara signifikan mengurangi risiko kesalahan atau penipuan dan mengelola semua data pembelian secara komprehensif.
Solusi perangkat lunak manajemen biaya perusahaan yang baik dapat mengurangi biaya pemrosesan hingga 90%, sehingga periode pengembalian menjadi nyata dan dapat diukur (seringkali kurang dari 6 bulan). Ketika memilih solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan, pastikan bahwa ia dapat mengelola data digital dari berbagai transaksi B2B termasuk pembelian kartu, kartu biaya perjalanan, kartu armada, telepon seluler, dan pembelian internet.
Informasi kemudian dapat diintegrasikan ke dalam sistem operasi termasuk sumber daya manusia, hutang, buku besar, dan ERP. Selain itu, pastikan bahwa itu mengakomodasi semua transaksi kartu kredit utama, bahwa itu adalah non-bank spesifik, dan dapat beroperasi dengan sistem ERP terkemuka di dunia. Dan akhirnya, sebelum memilih solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan Anda, pertimbangkan fakta bahwa teknologi bukanlah keseluruhan cerita dalam mencapai hasil manajemen biaya perusahaan. Masalah budaya, resistensi terhadap perubahan dan kepemilikan perusahaan adalah hambatan terbesar bagi pertumbuhan program kartu dan realisasi manfaat.
Anda harus yakin bahwa penyedia solusi perangkat lunak manajemen biaya perusahaan Anda memiliki pendekatan berbasis konsultasi pelanggan yang berfokus pada hubungan klien di mana teknologi hanya merupakan salah satu bagian yang sangat penting. Kesimpulan Penipuan adalah biaya yang signifikan bagi banyak perusahaan (jika tidak sebagian besar). Tapi itu tidak harus terjadi. Dengan mengidentifikasi risiko penipuan Anda dan menerapkan kontrol manajemen biaya perusahaan yang tepat dan perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan,
Anda dapat secara efektif meminimalkan risiko penipuan Anda. Dan dengan solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan yang tepat, ROI dalam waktu 6 bulan sangat dapat dicapai.
Apa Itu Penipuan Perusahaan dan Bagaimana Anda Menghentikannya? (Bagian 2 Dari 2) Dalam artikel pertama dari seri ini, saya mendefinisikan penipuan, membahas bagaimana hal itu dapat terjadi di perusahaan, dan memberikan beberapa contoh nyata tentang kapan dan bagaimana hal itu terjadi di dunia perusahaan. (Untuk membaca artikel pertama, kunjungi inlogik.com/12530+0+free-articles.htm.) Dalam artikel ini - artikel kedua, kita turun ke mur dan baut; bagaimana Anda meminimalkan penipuan di perusahaan ANDA?
o Ada banyak mekanisme yang digunakan untuk menipu suatu organisasi melalui penggunaan tiket pesawat. Organisasi harus rajin ketika berurusan dengan pertukaran tiket pesawat, pengembalian uang, pengembalian uang sebagian dan kemungkinan penerbangan yang diklaim tidak diambil (bukti sewa mobil, parkir di bandara rumah, makan atau biaya lain di tempat tujuan tidak ada). - Duplikasi yang harus diperhatikan: o Ini mungkin bukan jumlah yang identik seperti dalam kasus tagihan hotel sebagian; o Tagihan yang sudah lunas di tagihan telepon seluler; o Biaya yang sama dapat dilaporkan dua kali dalam satu periode atau dalam dua periode atau lebih dengan deskripsi dan pengkodean yang berbeda. - Mengklaim barang-barang pribadi juga bisa menjadi sumber penipuan terhadap perusahaan. Ini dapat termasuk: o Perjalanan untuk anggota keluarga; o Pembelian eceran atau pribadi; o Kunjungan ditambahkan ke perjalanan bisnis; o Hari ekstra di hotel, rental mobil dll .; o Toko hadiah, pijat, dll. dapat dimasukkan dalam tagihan hotel; o Perjalanan yang tidak resmi. - Organisasi juga harus rajin dalam mengidentifikasi biaya yang diklaim yang tidak terjadi. Ini sangat relevan ketika terkait dengan klaim biaya makan dan biaya makan sehari-hari; - Inkonsistensi seperti taksi dan klaim sewa mobil untuk bagian yang sama dari perjalanan atau perhitungan jarak tempuh yang jelas meningkat; - Overstatements mungkin atau mungkin tidak disengaja, namun mereka termasuk kesalahan ketik ($ 34,95 dilaporkan sebagai $ 3,495) dan salah konversi nilai tukar. Ada banyak kegiatan lain yang kurang jelas yang gagal mematuhi kebijakan legislatif dan / atau perusahaan. Contoh kegagalan ini termasuk pengkodean yang tidak tepat, seperti: tagihan hotel yang termasuk makanan, telepon, dll., Yang dilaporkan sebagai penginapan; sewa mobil yang mungkin tidak termasuk dalam kelas resmi perusahaan; dan penggunaan vendor terlarang. LANGKAH 2 - Menerapkan Kontrol Software Manajemen Biaya Perusahaan Untuk meminimalkan risiko penipuan di perusahaan Anda, kontrol perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan Anda harus dirancang untuk menyediakan dan mendukung 5 W (Siapa, Apa, Di mana, Kapan, dan Mengapa).
Mereka harus memastikan bahwa semua pengeluaran yang wajar dan sah yang dikeluarkan agar anggota staf untuk melaksanakan tanggung jawab pekerjaan mereka dibayar dengan kartu kredit perusahaan dan didokumentasikan dengan tanda terima asli, sah, tidak berubah, dan mereka harus dilaksanakan di seluruh organisasi, di semua level dan di semua fungsi. Dalam praktiknya, proses, kontrol, dan prosedur perangkat lunak pengelolaan biaya perusahaan ini sangat luas. Mereka berhubungan dengan item seperti persetujuan, otorisasi, verifikasi, rekonsiliasi, pemisahan tugas, tinjauan kinerja operasi, investigasi latar belakang, dan keamanan fisik.
Mereka perlu ditanamkan dalam proses manajemen dan pemantauan harian Anda, dan mereka juga perlu memanfaatkan teknologi informasi yang tersedia. Segregasi Tugas sebagai Kontrol Manajemen Biaya Perusahaan Mengingat sifat hutang dan fungsi terkait, pemisahan tugas merupakan pertimbangan yang krusial. Berikut ini adalah sebagian daftar tugas terkait dengan hutang dan bagaimana mereka harus dipisahkan. 1) Orang yang bertanggung jawab untuk rekonsiliasi bank tidak boleh: • Menangani pelaporan properti yang tidak diklaim • Jadilah tanda tangan di rekening bank 2) Orang yang menandai tanda tangan tidak boleh: • Otorisasi faktur untuk pembayaran pada akun yang juga merupakan tanda tangan • Memiliki akses siap ke stok cek. 3) Seseorang yang bertanggung jawab atas persediaan cek seharusnya tidak: • Jadilah tanda tangan resmi • Menangani rekonsiliasi bank 4) Orang yang bertanggung jawab atas file master vendor tidak boleh: • Jadilah tanda tangan resmi • Mampu menyetujui faktur untuk pembayaran • Menangani properti yang tidak diklaim 5) Individu yang bertanggung jawab atas fungsi hutang tidak seharusnya bertanggung jawab atas piutang. Kontrol Manajemen Biaya Perusahaan Lainnya Beberapa kontrol manajemen biaya perusahaan lain yang membantu dalam memerangi penipuan termasuk: • Membutuhkan pembelian bisnis dilakukan pada kartu kredit perusahaan • Memantau transaksi pada kartu kredit perusahaan • Pembayaran langsung kartu kredit perusahaan • Pra-populasi data kartu kredit perusahaan dalam persiapan laporan pengeluaran • Sistem persetujuan yang baik untuk mencegah penggantian uang yang tidak sah • Tinjauan menyeluruh atas pengeluaran individu selama periode waktu tertentu • Implementasi lingkungan Pasca Pengadaan (secara historis kami telah bekerja di lingkungan pra-pengadaan (Permintaan Pembelian, Pesanan, Kwitansi, Pengiriman Uang, Pencocokan 3 Jalan, Jurnal, dll.) Yang dapat menyebabkan setidaknya 20% dari transaksi disengketakan. ) Perangkat Lunak Manajemen Pengeluaran Perusahaan Perangkat lunak manajemen biaya perusahaan mengotomatiskan pengelolaan klaim biaya, secara signifikan mengurangi risiko kesalahan atau penipuan dan mengelola semua data pembelian secara komprehensif.
Solusi perangkat lunak manajemen biaya perusahaan yang baik dapat mengurangi biaya pemrosesan hingga 90%, sehingga periode pengembalian menjadi nyata dan dapat diukur (seringkali kurang dari 6 bulan). Ketika memilih solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan, pastikan bahwa ia dapat mengelola data digital dari berbagai transaksi B2B termasuk pembelian kartu, kartu biaya perjalanan, kartu armada, telepon seluler, dan pembelian internet.
Informasi kemudian dapat diintegrasikan ke dalam sistem operasi termasuk sumber daya manusia, hutang, buku besar, dan ERP. Selain itu, pastikan bahwa itu mengakomodasi semua transaksi kartu kredit utama, bahwa itu adalah non-bank spesifik, dan dapat beroperasi dengan sistem ERP terkemuka di dunia. Dan akhirnya, sebelum memilih solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan Anda, pertimbangkan fakta bahwa teknologi bukanlah keseluruhan cerita dalam mencapai hasil manajemen biaya perusahaan. Masalah budaya, resistensi terhadap perubahan dan kepemilikan perusahaan adalah hambatan terbesar bagi pertumbuhan program kartu dan realisasi manfaat.
Anda harus yakin bahwa penyedia solusi perangkat lunak manajemen biaya perusahaan Anda memiliki pendekatan berbasis konsultasi pelanggan yang berfokus pada hubungan klien di mana teknologi hanya merupakan salah satu bagian yang sangat penting. Kesimpulan Penipuan adalah biaya yang signifikan bagi banyak perusahaan (jika tidak sebagian besar). Tapi itu tidak harus terjadi. Dengan mengidentifikasi risiko penipuan Anda dan menerapkan kontrol manajemen biaya perusahaan yang tepat dan perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan,
Anda dapat secara efektif meminimalkan risiko penipuan Anda. Dan dengan solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran perusahaan yang tepat, ROI dalam waktu 6 bulan sangat dapat dicapai.
0 komentar:
Posting Komentar